Các phòng họp riêng là những phòng được chỉ định trong văn phòng nơi mọi người có thể gặp nhau để trao đổi hoặc làm việc cùng nhau. Nhỏ gọn và được thiết kế để yên tĩnh, chúng rất lý tưởng cho các cuộc họp, buổi động não hoặc đơn giản là một không gian để tập trung. Những công ty như Cyspace sản xuất các phòng họp riêng này nhằm đảm bảo văn phòng có thể hoạt động hiệu quả hơn. Thay vì tất cả mọi người làm việc trong một không gian mở lớn, nơi có thể trở nên ồn ào và gây xao nhãng, các phòng họp riêng tạo thành một mạng lưới những khu vực nhỏ mà mọi người có thể lui vào để có chút riêng tư nhằm trao đổi ý tưởng hoặc giải quyết vấn đề. Chúng có nhiều kích cỡ và kiểu dáng khác nhau, nhờ đó các văn phòng có thể lựa chọn loại phù hợp nhất với mình. Các phòng họp riêng đang ngày càng phổ biến vì chúng giúp việc hợp tác trở nên dễ dàng và thú vị hơn.
Nhiều lợi ích của các khoang họp cho các văn phòng ngày nay. Thứ nhất, họ cho bạn sự riêng tư. Trong một văn phòng bận rộn, có thể khó tập trung hoặc có một cuộc trò chuyện riêng tư. Các khoang họp cung cấp một không gian nơi mọi người có thể nói chuyện riêng tư mà không sợ bị nghe. Nó thậm chí còn xây dựng sự tin tưởng giữa các đội. Thứ hai, chúng khuyến khích sự hợp tác. Khi mọi người có thể dễ dàng tập hợp lại trong một nhóm, sự hợp tác như vậy có nhiều khả năng xảy ra. Sự hợp tác này có thể mang lại các giải pháp và dự án tốt hơn. Ví dụ, hai đồng nghiệp có thể đưa ra một kế hoạch tiếp thị tuyệt vời trong khi vùi vào một khoang họp. Thứ ba, các khoang họp có thể giúp giảm tiếng ồn. Tiếng ồn là một mối quan tâm chính trong thiết kế văn phòng mở. Những nồi đó ngăn chặn sự phân tâm và giúp mọi người tập trung tốt hơn. Điều này dẫn đến năng suất cao hơn và ít căng thẳng hơn tại nơi làm việc. Thứ tư, các khu họp có tính linh hoạt. Nhiều thứ có thể được thực hiện với chúng. Các nhóm có thể tận dụng chúng để kiểm tra nhanh chóng, lập kế hoạch hoặc thậm chí là nghỉ ngơi để làm sạch tâm trí từ bàn làm việc của họ. Chúng cũng hoạt động cho các cuộc gọi video, vì vậy chúng rất tốt cho việc làm những cuộc họp Zoom từ nhà. Có các thiết kế khác nhau có sẵn trong Cyspace , và các công ty có thể chọn kiểu dáng phù hợp với trang trí văn phòng của họ. Cuối cùng, các phòng họp riêng biệt có thể làm cho văn phòng trông hiện đại và hấp dẫn hơn. Một văn phòng được tinh tế hóa có thể giúp thu hút nhân tài và khiến nhân viên tự hào về nơi họ làm việc. Những chiếc buồng làm việc riêng đã trở nên hiện đại và tiện dụng hơn, đến mức ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng trang bị phòng họp riêng để tạo không gian họp sáng tạo và thoải mái.
Việc chọn lựa chiếc phòng họp lý tưởng cho văn phòng của bạn thật sự rất thú vị, nhưng cũng hơi phức tạp. Trước tiên, bạn cần xác định số lượng người sẽ sử dụng phòng họp. Một phòng nhỏ gọn dành cho hai hoặc ba người có thể phù hợp nếu nhóm của bạn không lớn. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên tổ chức các buổi họp với nhóm đông người hơn, hãy chọn một phòng lớn hơn để đảm bảo sự thoải mái khi ngồi. Tiếp theo, hãy suy nghĩ về loại hình cuộc họp mà bạn sẽ tổ chức. Nếu bạn dùng phòng này cho các cuộc gọi video, hãy đảm bảo rằng nó có ánh sáng tốt và khả năng cách âm hiệu quả. Bạn cần chắc chắn rằng mọi người đều có thể nhìn thấy và nghe rõ nhau. Ngoài ra, hãy kiểm tra các tính năng công nghệ. Hầu hết các phòng họp hiện đại ngày nay đều được trang bị màn hình tích hợp và loa chất lượng tốt. Điều này giúp kết nối thiết bị thuận tiện mà không bị rối dây cáp. Thiết kế cũng rất quan trọng. Hãy cân nhắc xem phòng họp sẽ hòa hợp như thế nào với phong cách tổng thể của văn phòng bạn. Tại Cyspace, có rất nhiều kiểu dáng để lựa chọn, từ phong cách sạch sẽ, hiện đại đến những mẫu vui tươi, giản dị. Nhờ đó, bạn có thể chọn được sản phẩm phù hợp với tinh thần chung của văn phòng. Đừng quên yếu tố thoải mái! Hãy đảm bảo ghế ngồi dễ chịu và có đủ không gian để di chuyển. Cuối cùng, hãy cân nhắc vị trí đặt phòng họp. Vị trí lý tưởng là nơi gần khu vực yên tĩnh trong văn phòng, nhưng cũng không quá xa khiến việc tiếp cận trở nên bất tiện. Một chiếc phòng họp nhỏ phù hợp có thể thay đổi hoàn toàn cách làm việc tương tác và hợp tác của đội nhóm bạn. Đây là một khoản đầu tư vào tương lai của văn phòng, góp phần nâng cao tinh thần đồng đội và năng suất làm việc.
Một cách khác để tìm chúng là tham gia các hội chợ thương mại hoặc triển lãm đồ nội thất văn phòng. Tại những sự kiện này, bạn sẽ có thể xem nhiều mẫu buồng họp khác nhau và trao đổi trực tiếp với những người sản xuất ra chúng. Cách tiếp cận trực tiếp này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng và tính năng của từng buồng trước khi mua. Bạn có thể phát hiện một số cửa hàng nội thất địa phương cũng cung cấp mức giá bán sỉ nếu bạn trao đổi với họ. Việc so sánh giá cả từ nhiều nơi khác nhau là một ý tưởng thông minh nhằm đảm bảo rằng bạn nhận được mức giá tốt nhất.
Nếu bạn tìm thấy một nhà cung cấp có một loại phòng họp nhỏ, hãy xem họ có cung cấp các kiểu dáng và kích cỡ khác nhau hay không. Bạn cần một sản phẩm phù hợp với văn phòng và đáp ứng nhu cầu của đội nhóm mình. Một số sản phẩm thậm chí còn cho phép tùy chỉnh, để bạn có thể lựa chọn màu sắc và chất liệu phù hợp với nội thất văn phòng. Và đừng bỏ qua các tùy chọn vận chuyển và phí vận chuyển; chúng có thể làm thay đổi đáng kể chi phí cuối cùng. Nếu bạn thực hiện đầy đủ công tác nghiên cứu, bạn cũng có thể tìm được các phòng họp nhỏ bán sỉ giúp biến văn phòng của bạn thành một môi trường làm việc năng suất và dễ chịu hơn - với Cyspace’s sự hỗ trợ, tất nhiên.
Các phòng họp nhỏ (pods) rất tiện lợi trong văn phòng, nhưng chúng cũng thường đi kèm với một số vấn đề. Một vấn đề phổ biến là tiếng ồn. Những phòng nhỏ này không cách âm hoàn toàn, nghĩa là những người đứng bên ngoài có thể nghe được các cuộc trò chuyện diễn ra bên trong. Điều đó có thể khiến mọi người khó nói chuyện riêng tư. Để giải quyết vấn đề này, hãy chọn loại phòng họp nhỏ được làm từ vật liệu hấp thụ âm thanh. Những vật liệu này giúp giảm thiểu âm thanh lọt vào và thoát ra khỏi phòng. (Hoặc bạn cũng có thể trải thảm hoặc tấm phủ bên trong phòng; chúng cũng có tác dụng làm giảm tiếng ồn.)
Luôn có những ý tưởng mới về thiết kế nào có thể được sử dụng để giúp bạn làm việc hiệu quả và thông minh hơn trong các môi trường dạng phòng này, và rõ ràng từ nhiều kiểu dáng mới là đang có một số xu hướng rất thú vị đáng để theo dõi. Một điều thịnh hành khác cần làm là sử dụng các vật liệu bền vững. Với biến đổi khí hậu đang ngày càng ảnh hưởng nghiêm trọng đến hành tinh của chúng ta, thật tuyệt khi biết rằng ngày càng nhiều công ty đang đầu tư vào việc sử dụng các vật liệu bền vững mang lại lợi ích tích cực cho môi trường của chúng ta - Cyspace không phải ngoại lệ. Điều này bao gồm việc sử dụng nhựa tái chế, tre và các chất xơ khác. Những vật liệu này không chỉ trông đẹp mắt, theo quan điểm chung, mà còn có thể giúp giảm thiểu chất thải và ô nhiễm.